Gestão de Manutenção para a ONA em Laboratórios: Inventário e Criticidade

Inventário, Criticidade e Segurança

Passo 1 para a Certificação ONA em Laboratórios

Muitos gestores acreditam que começar o processo de acreditação da ONA significa gerar pilhas de documentos. No entanto, para o Nível 1, o foco é pragmático: Segurança. Na manutenção laboratorial, isso significa garantir que você sabe exatamente o que tem, onde está e qual o risco que cada item representa para o paciente se falhar.

1. O Inventário Funcional (Padrão 4.1.1)

ID Único (Tag): Um código único que diferencie aquela máquina de qualquer outra.
Descrição e Localização: O que é o item e em qual bancada/sala ele opera.
Fabricante e Modelo: Informação essencial para busca de manuais e suporte técnico.

Abaixo segue um exemplo básico e funcional:

Como criar TAG única via QR-Code?

Para unificar as informações uma maneira eficiente é:

Crie uma pasta “Lista de Ativos” em qualquer servidor online (exemplo: google drive).
Crie um documento Excel online dentro dessa pasta.
Insira todos dados necessários dentro do Excel (ID único TAG, Descrição, Localização, Fabricante e Modelo).
Copie o link do documento Excel online.
Gere uma etiqueta QR Code a partir do Link copiado.
Após a impressão da etiqueta física, cole ela no equipamento.
Faça a Leitura do QR Code com dispositivo leitor de QR Code (alguns celulares possuem essa função).
O QR Code irá abrir a página do documento Excel online, apresentando todos dados do equipamento.

Veja Gerador de QR Code Gratuito

2. Matriz de Criticidade: Priorizando o que Importa

Nem todo equipamento tem o mesmo peso. A ONA exige que você gerencie riscos, e a criticidade é o filtro que define onde a manutenção deve agir primeiro.

Método de 3 Níveis:

A. (VITAL): Se parar, o exame não sai ou a vida corre risco (ex: Analisadores principais, Geladeiras de reagentes).
B (IMPORTANTE): O laboratório aguenta algumas horas sem ele ou existe substituto (ex: Centrífugas, Banho-maria).
C (APOIO): Não interrompe a produção se quebrar (ex: Agitadores de tubos).

Veja sobre Matriz de Criticididade

3. Identificação Visual e Status de Uso

O auditor precisa entrar no laboratório e, sem perguntar nada, entender se uma máquina está pronta para uso ou não.

Etiquetagem de Status: Selos coloridos simples (Verde para Liberado / Vermelho para Defeito).
Segurança Básica: Verificação de cabos, aterramento e ausência de “gambiarras” elétricas.

4. Como a ONA valida esses itens? (A Tríade da Evidência)

Este é o ponto crucial: para a ONA, um item só é considerado “conforme” se ele passar por três tipos de prova simultâneas. Se você diz que tem um inventário, o auditor fará o seguinte:

Evidência Documental (O registro): Ele pedirá para ver a sua lista de equipamentos e a matriz de criticidade (pode ser em Excel, sistema ou papel). Ele checa se os dados batem com a realidade.
Evidência por Observação (O campo): Ele escolherá um equipamento aleatório no laboratório. Ele verificará se aquele item tem a etiqueta de identificação correta e se o status visual (verde/vermelho) condiz com o que está no registro.
Evidência por Entrevista (O conhecimento): Ele abordará o técnico ou o operador e perguntará: “Se esta centrífuga quebrar agora, como você sabe se ela é prioridade sobre aquele agitador?”. Se o funcionário souber explicar o conceito de criticidade que você definiu, a evidência está consolidada.

Conclusão do Passo 1

Implementar o alicerce não é sobre escrever manuais, é sobre conhecer e sinalizar o parque tecnológico. Quando o inventário é real, a criticidade é entendida pela equipe e a identificação visual está nas máquinas, o laboratório já cumpre os requisitos fundamentais de segurança para a manutenção no Nível 1.

No próximo artigo, avançaremos para o rigor técnico: Como criar Planos de Manutenção e Calibração que garantem a precisão dos resultados.

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